Prosesseffektivitet – hva er det?
I bunn og grunn handler det om hvor mye innsats virksomheten må legge ned for å oppnå et resultat. Jo bedre utførelse, jo smidigere prosesser, jo bedre prosesseffektivitet.
La oss si at bedriften din produserer sko. Du har 3 høyt spesialiserte skomakere som kan lage (hver av dem) 3 par sko per dag. Det gir deg 9 par sko per dag. Hver ny potensiell ansatt må gå gjennom en lang, tre år lang opplæring for å tilegne seg skomakerferdighetene. Hvis en av skomakerne blir syk, mister du 3 par sko hver dag, og det er vanskelig å erstatte skomakeren med en annen.
Du kan imidlertid lage et annet system. I stedet for én høyspesialisert skomaker som kan hele skomakerprosessen, kan du dele prosessen opp i mindre og enklere biter. La oss anta at den nye måten har 15 deler. Du kan ansette 15 personer, hver av dem får tre ukers opplæring, og så er de klare til å begynne å jobbe. Dessuten kan de kanskje skape flere produkter fordi de mindre delene av prosessen er repetitive. Hvis noe skulle skje, er det lettere å erstatte ansatte som bare kan en liten del av prosessen, enn en skomakermester.
Et annet eksempel: Du har en IT-avdeling i bedriften, og de skal lage en applikasjon.
Tenk deg følgende situasjon som testleder:
Teamet ditt finner feil når du tester prosjekt x:
Emne: «Så langt har vi funnet 56 feil i prosjekt x.»
Testleder: «Ok, jeg skal informere utviklingsteamet.»
Etter en uke svarer utviklerne Test Manager:
Utvikler: «Vi har rettet 45 feil.»
Test Manager: «Bra, jeg skal informere testteamet mitt om det.»
Etter en uke svarer testeren:
Fagperson: «Ja, disse 45 feilene er rettet, men vi fant ytterligere 10.».
Selv om vi tror at denne situasjonen ikke skjer ofte, er den likevel ganske vanlig. Det finnes imidlertid en enkel løsning: å forbedre feilhåndteringsprosessen for å øke hastigheten på hele produksjonen.
PS du kan lese mer om feilhåndteringsprosessen her
Smidigheten i prosessene har en innvirkning på lønnsomheten, så ved å øke prosesseffektiviteten påvirker du økningen i fortjenesten.
Hvordan beregner du prosesseffektivitet?
For å måle effektiviteten kan du bruke denne formelen for prosesssykluseffektivitet:
verdiskapingstid/total gjennomløpstid
verdiskapingstid – tiden du bruker på å skape produktet
total gjennomløpstid – tiden det tar å fullføre hele prosessyklusen (altså verdiskapingstiden og bortkastet tid).
Det finnes også en kjent formel for å bestemme den totale prosesseffektiviteten:
(verdien av output/verdien av input) x 100
Vi kan gå tilbake til eksemplet med skomakeriet (før vi endret prosessen). La oss anta at bedriften bruker 1500 dollar om dagen på å betale for arbeidskraften til profesjonelle skomakere og materialer, og at bedriften produserer sko til en verdi av 2500 dollar per dag. Det gir en effektivitet på 60 %.
Hvis en prosess har en effektivitet på over 100 %, anses den for å tilføre verdi. Jo høyere prosentandel, desto høyere effektivitet har prosessene dine.
Et annet viktig aspekt er skalerbarheten og potensialet for ytterligere tilpasninger og integrasjoner. TMS er i stor grad avhengig av datautveksling mellom ulike partnere (leverandører, transportører og logistikktjenesteleverandører), så det må kunne integreres med eksterne systemer uten at det medfører for store kostnader i tilfelle omsetning eller utvidelse av virksomheten.
Det mest bemerkelsesverdige og overordnede kriteriet er likevel at det er tilpasset brukerens nisje og unike krav til kjernevirksomheten.
Behovet for robuste systemer følges av et stort tilbud: Det finnes en overflod av ferdige programvarer for logistikk, som tar for seg spesifikke utfordringer eller til og med økonomiske sektorer. Noen av dem kan passe perfekt til bedriftens behov, men i andre tilfeller er det utvilsomt verdt å vurdere å bygge et skreddersydd system.
Hvordan kan man forbedre prosesseffektiviteten?
Først og fremst – identifiser alle prosessene og gjør en sjekk.
Hva fungerer bra? Hva fungerer ikke? Hva ville ha godt av en endring? Ikke glem å spørre folk. Folk som jobber med et system eller en prosess hver dag, vet best hva som bremser dem. De kan være en utmerket kilde til informasjon, du trenger bare å lytte. Avhengig av virksomheten kan det være verdifullt å spørre kundene om hva de mener.
For det andre – sett deg mål og lag KPI-er.
Du kjenner allerede til ulempene med prosesser. Hvilke resultater ønsker du å oppnå? Vær konkret, og sett deg klare mål. For eksempel: å øke produksjonen av produkter med 10 % eller øke kundetilfredsheten med 90 %. Deretter kan du lage KPI-er som skal bidra til å nå de forventede resultatene.
Neste skritt – redesign av prosesser.
Begynn å fikse prosessene én etter én. Endre arbeidsflyter, forbedre tiltak og ikke glem de ansattes råd. Legg KPI-ene under bestemte medarbeidere som vil være ansvarlige for å overvåke måltallene.
For det fjerde – implementer forbedrede prosesser.
Nå bør du ha en solid prosess i tankene. Det er på tide å sette forbedringene ut i livet. Det er imidlertid viktig å vise medarbeiderne hvorfor redesignet ble gjennomført, og hvordan det vil hjelpe alle til å nå målene raskere.
Deretter kan implementeringen starte. Tenk på at medarbeiderne trenger tid til å tilpasse seg de nye prosessene. Sørg for å gi dem all nødvendig kunnskap og eventuell kompetanseheving hvis det trengs.
Siste del – observere, analysere og optimalisere på nye måter.
Prosesseffektivitet krever konstant overvåking, analyse og optimalisering. Planlegg regelmessige møter med interessenter for å be om tilbakemelding på prosessene, for mennesker er en avgjørende del av enhver virksomhet. La dem få vite at de kan føle seg trygge når de uttrykker sine meninger.
Alle virksomheter har en prosesseffektivitet. Spørsmålet er hvor stor prosentandel av effektiviteten din virksomhet representerer, og hvordan du kan forbedre den. Fem trinn er ikke mye, men hvert trinn er ekstremt viktig og krever mye oppmerksomhet og innsikt. Veien til å forbedre prosesseffektiviteten vil sannsynligvis være tøff, men det er verdt det.
Fabres er alltid klar til å rykke ut og hjelpe bedriften din!
Måtte effektiviteten være med deg
Fabres
